NOVA SCOTIA DUCK TOLLING RETRIEVER KLUBBEN

Protokoll fört vid styrelsemöte 2008-12-06

Närvarande:	Anna Fredriksson Cecilia Bergling Susanne Holmberg Anders Wahlberg Maria Hedström Ulla Nilsson fr.o.m. § 152 samt § 149 d.)
Adjungerade:	adj. Stina Liljegren, redaktör Tollaren, § 157 adj. Ulrica Åström, layoutare Tollaren, § 157
Anmält förhinder:	Louise Blomqvist

§ 142	Mötets öppnande Ordförande Anna Fredriksson hälsade samtliga hjärtligt välkomna och förklarade mötet öppnat.
§ 143	Beslutsmässighet Beslutsmässighet föreligger.
§ 144	Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes efter diverse ändringar.
§ 145	Val av justerare Anders Wahlberg valdes att jämte ordförande justera protokollet.
§ 146	Genomgång av föregående styrelseprotokoll 2008-10-02 Kvar från protokollet 2008-09-08 § 101 Avgående ledamöter och ny konstitution b.) Styrelsens nya konstituering Louise kollar upp uppfödarkommitténs status. Punkten kvarstår då den ej är åtgärdad § 106 Klubbens hemsida 2.) Specialenkommittéer Louise skriver ihop en blänkare till hemsidan. Punkten åtgärdad. § 107 Apporteringstest Anders kontaktar domaren och hundägaren och meddelar beslutet. Punkten kvarstår då den ej är åtgärdad. § 113 Tollarklubbens deltagande vid mässor etc. 1.) PR-material Cicci kontaktar Marie Eklöv för tips på PR-material vid mässor o dyl. Punkten kvarstår då den ej är åtgärdad. Protokoll 2008-10-02 § 124 c.) Sekreterare 2.) Klubbmötet 2009-03-14 Cicci skickar in kallelse till Tollaren/hemsidan samt tar hand om anmälningar angående boende och fika/mat för deltagarna. Punkten åtgärdad. § 131 Nya regler för Tollarspecialens Tollingmästare och Juniortollingmästare Specialengruppen ska titta på förslaget och komma med synpunkter. Punkten kvarstår då den ej är åtgärdad.
§ 147	Skrivelser in Diverse skrivelser har inkommit. Dessa redovisas separat.
§ 148	Skrivelser ut 1.) Svar till Inge Svanberg 081008 samt 081107 2.) Svar till SBK om MH i RAS 081116 3.) Brev till Posten ang återbetalning av moms 081013 4.) Brev till Varbergstryck ang återbetalning av moms 081013 5.) Mail till Varbergstryck ang återbetalning av moms 081104
§ 149	Rapporter från alla ansvarsområden a.) Ordförande Anna informerade om läget inom SSRK och dess organisationsförändringar. b.) Jaktansvarig 1.) Motion till SSRK angående tollingjaktchampionat Inget nytt. 2.) Utbildning av provledare Det kommer att bli två utbildningar under första halvåret 2009, en i januari och en i februari. c.) Sekreterare 1.) Verksamhetsberättelse för 2008 Var och en av styrelseledamöterna skriver en verksamhetsberättelse om sitt ansvarsområde och skickar till Cicci för sammanställning. Deadline 31/12. d.) Kassör 1.) Rapport t o m 2008-11-30 Ulla redogjorde för klubbens ekonomi per 2008-11-30. 2.)Telefonersättning Ulla kommer att betala ut telefonersättning för 2008 till styrelsen och valpförmedlingen. Beslutades att även de som ingår i valberedningen ska få 150 kr var per år, då de ringer mycket. 3.) Gamla momsen Ulla har skickat brev till Varbergstryck samt Posten för att få tillbaka den moms som felaktigt betalats ut för tidningen Tollaren. Tollarklubben har fått en kreditfaktura från Posten på 13 000 kr. Tryckeriet har skickat brev till Skatteverket om att få tillbaka den moms det felaktigt har debiterat oss. När tryckeriet får tillbaka pengarna, ca 35 000 kr, kommer tryckeriet att skicka pengarna till Tollarklubben, tidigast i februari nästa år. Ulla skickar mailväxlingen till Cicci som ser till att den hamnar bland skrivelser ut. e.) Avelsansvarig 1.) PRA Prcd-intyg för godkännande Anders tar tillfälligt över ordförandeskapet då Annas hund finns med på hedersintygslistan. Styrelsen beslutade att godkänna listan över hundar vars ägare ansökt om hedersintyg gällande PRA Prcd. Varken Anna eller Maria deltog i godkännandet av sina egna hundar. Det kommer att bli en sista omgång för inskickande av hedersintyg. Sista dag för inlämnande är 2009-03-14. 2.) Ändring av mailadress till avelsansvarig P.g.a. stort antal SPAM-mail har man ändrat adress till avelsansvarig genom att lägga till bokstaven e efter namnet: avelsansvarige@tollarklubben.org 3.) Egen mailadress till avelsrådet Avelsrådet Yvonne Altemark har fått en egen adress: avelsradet@tollarklubben.org f.) JUM- och utbildningsansvarig 1.) Nya funktionsbeskrivningen Klubben kommer att skicka två personer på utbildning under våren 2009. Anna kontaktar de aktuella personerna. g.) Uppfödaransvarig Ingen rapport. h.) Aktivitets- och medlemsansvarig 1.) Friex-listan av Tollaren En uppdatering av vem som får friex av Tollaren gjordes. Beslutades att tidningarna från de andra retrieverklubbarna, som vi har tidningsutbyte med, först ska skickas till tollarklubbens ordförande för genomläsning. Ordförande skickar dem sedan till redaktören. 2.) Distrikten Beslutades att godkänna Karolina Svensson som ny distriktsansvarig i Östra Svealand. Nu är det två distrikt kvar som inte har någon distriktsansvarig: Västra Götaland och Mellersta Norrland. Susanne kämpar vidare med uppgiften att fylla alla platser. i.) Utställningsansvarig Inget att rapportera. j.) Specialenansvarig 1.) Riktlinjer för specialengruppen Då specialengruppen vill ha riktlinjer för hur man ska arbeta beslutades att Specialenansvarig till nästa möte sammanställer ett förslag på vilka riktlinjer som kan vara lämpliga för gruppen.
§ 150	Klubbmöte 2009-03-14 1.) Inkomna motioner Ett antal motioner har inkommit. Dessa tas upp på nästa möte. 2.) Fika Beslutades att klubben bjuder sina medlemmar på förmiddags- och eftermiddagsfika under klubbmötet.
§ 151	Gamla bokföringen Trots idogt letande kan den gamla bokföringen inte hittas. Beslutades att ärendet läggs till handlingarna.
§ 152	Rasinformatörer Valpförmedlingen har i princip spelat ut sin roll då det idag finns möjlighet för alla klubbens uppfödare att lägga ut sina kullar på hemsidan. Beslutades att omvandla valpförmedlarrollen till en rasinformatörsroll, där det även ingår att informera intresserade om vilka hundar som finns till omplacering. Beslutades att det även ska finnas information om vilka hundar som finns till omplacering på klubbens hemsida. Beslutades att det inte finns några hinder för att en rasinformatör även är uppfödare, kravet är att man är väl insatt i rasen.
§ 153	Långtidsplanen Inget nytt.
§ 154	Forskningsfonden Beslutades att Ulla ges i uppdrag att avsluta forskningsfonden med tillhörande konto samt att öppna ett nytt vanligt konto avsett för forskningsändamål som styrelsen beslutar över, med kassör och ordförande som firmatecknare. Eventuella medel i forskningsfonden överförs till det nya kontot. Beslutades att Anna skannar in de tidigare protokoll som finns, där beslut visar att fonden ska avslutas och skickar dessa till Ulla.
§ 155	Tollarspecialen 2008, 2009, 2010, 2011 2008 Susanne informerade om utvärderingen från årets specialarrangörer. Fakturan från Gålö har inte inkommit ännu. Beslutades att flytta specialenkontot till Nordea, där klubbens andra konto finns. Ulla kollar. *2009* Enligt AU-beslut 2008-11-29 ska Värmlandstollarna, som arrangörer av Tollarspecialen 2009, få ett förskott på 10 000 kr för att köpa in vilt m.m. När anmälningsavgifterna börjar komma in betalar Värmlandstollarna tillbaka detta förskott. 2010 Inget nytt. *2011* Inget nytt.
§ 156	Nya regler för Tollarspecialens Tollingmästare och Juniortollingmästare Det har inkommit både remissvar och motioner. Anders kontaktar motionärerna i de fall motionerna även kan ses som remissvar. Anders reviderar förslaget till regelverk och skickar ut till resten av styrelsen inför nästa möte. Mötet föreslog även att byta namn från ”Working Test” till ”Tolling Working Test” i förslaget till provregler eftersom tolling ingår som en station i testet.
§ 157	Tollaren Stina, redaktör, och Ulrica, layoutare, var inbjudna till mötet för att informera styrelsen om hur arbetet går med tidningen.Samarbetet mellan redaktör och layoutare funkar mycket bra. Så även samarbetet med tryckeriet. Senaste numret kom t.o.m. ut tidigare än planerat. Önskemål från redaktörens sida om att protokollsammandragen ska skickas inskrivet i vanligt mail, ej i Open Office-dokument. Pressmeddelande från t.ex. SKK, och annan post som kan vara av intresse för läsarna bör finnas med i tidningen. Cicci skickar i fortsättningen dessa även till layoutaren. Beslutades att samma text gällande annonspriser m.m. som finns i Tollaren även ska finnas på hemsidan.
§ 158	Klubbens hemsida 1.) Uppfödarlänkar Fakturor är utskickade.
§ 159	Tollarbutiken 1.) Rasbok 2003 Beslutades att rea ut Rasbok 2003 från 1 januari 2009 av bokföringstekniska skäl. Anna kontaktar Johanna.
§ 160	Rasbok 2008 Varje ägare till hund som ingår i rasboken ansvarar själva för att inlämnade uppgifter är korrekta. De i styrelsen som ska lämna in rapporter från sina ansvarsområden till rasboken skickar dessa snarast till Maria.
§ 161	Tollarklubbens deltagande vid mässor etc. 1.) PR-material Cicci kontaktar Marie Eklöv, efter att rasboken är klar, för tips om PR-material. Yvonne Altemark har meddelat att hon i fortsättningen är kontaktperson för rasmontern på My Dog. Susanne Holmberg kan vara kontaktperson för rasmonter på HundXXXX. Beslutades att utöka budgeten för PR/Info inför 2009.
§ 162	Övriga frågor Inga övriga frågor.
§ 163	Nästa styrelsemöte Lördagen den 17 januari 2009 kl. 10.00 på Quality Hotel Prince Philip i Stockholm.
§ 141	Mötets avslutande Ordförande Anna Fredriksson tackar för visat intresse och förklarar mötet avslutat.

Vid protokollet

Cecilia Bergling
Sekreterare

Justeras

Anna Fredriksson
Ordförande

Anders Wahlberg